8.4 INVENTARIO

El inventario es el documento más simple en contabilidad y consiste en una relación detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Hay que tener en cuenta que dependiendo de las necesidades del negocio deberá realizarse diaria, semanal o mensualmente. Antiguamente, los inventarios se realizaban por medios físicos (en un papel) pero ahora, lo más común, es que se mantengan de manera centralizada en bases de datos.

Existen dos sistemas de control de inventarios:

• periódico, que se lleva a cabo administrativamente y
• permanente, que se realiza periódicamente mediante el recuento físico.

Inventario periódico

Tal y como su nombre indica, por medio de este sistema se recuentan, físicamente y cada cierto tiempo, las existencias propiedad de la empresa con independencia de donde se encuentren localizadas. La ventaja de este sistema es que su coste es bajo; la desventaja, que las existencias solo pueden conocerse por medio de un recuento físico y ello plantea inconvenientes como la necesidad de cerrar los almacenes mientras se lleva a cabo el recuento. Además, esto da lugar a una carencia de información del valor de este activo durante los períodos en que no se realice el inventario y, consiguientemente, el desconocimiento del resultado.

Inventario permanente

Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. El desarrollo del inventario permanente ha sido posible gracias a las aplicaciones informáticas, pues requiere unos medios superiores al inventario físico. Estos sistemas hacen un seguimiento al instante de cada movimiento del inventario y envían actualizaciones electrónicas a las bases de datos centrales desde cualquier lugar. Es decir, permite el conocimiento en todo momento del valor de las existencias.